полезные статьи

Раскрытие веб-почты: Gmail против Outlook.com

Трудно думать об электронной почте, не ставя перед ней букву «Г». Несмотря на известность Gmail как одного из лучших почтовых сервисов в Интернете, Microsoft Outlook.com провела последние несколько лет, превращаясь в компетентного конкурента. В сегодняшнем вскрытии мы проверили этих двух чудовищ электронной почты.

Претенденты

Есть тонна почтовых сервисов, но некоторые поднялись на вершину. После того как Outlook.com освоил Hotmail, Gmail и Outlook.com стали двумя крупнейшими почтовыми службами в Интернете, и их общее количество превысило миллиард пользователей. Их подходы к управлению вашей электронной почтой схожи, но есть некоторые довольно четкие различия в функциях.

  • Gmail: Google возглавляет игру по бесплатной электронной почте, поскольку апрельская шутка в 2004 году оказалась реальной. Благодаря надежным фильтрам, меткам и 15 ГБ пространства, которые можно разделить между различными службами Google, Gmail успешно заставил нас переосмыслить работу электронной почты. По состоянию на май 2015 года у Gmail было более 900 миллионов активных пользователей.
  • Outlook.com: в 2012 году Microsoft выпустила новую веб-версию своего почтового клиента Outlook. Позже Microsoft перенесла всех пользователей Hotmail на Outlook.com. У неоперившегося сервиса есть множество уникальных функций, включая беспорядок, правила электронной почты и интеграцию с календарем Outlook. Microsoft говорит, что пользователи Outlook ограничены 5 ГБ пространства, но «это медленно корректируется или увеличивается в соответствии с вашими потребностями». Теперь эта служба может похвастаться более чем 400 миллионами активных пользователей. Примечание: для простоты мы будем называть эту службу Outlook в этой статье, хотя технически Outlook (без .com) является настольным приложением. Да, имена Microsoft сбивают с толку.

Для нашего сравнения мы будем смотреть на сами приложения, а не на основную службу, расположенную под ними. Технически вы можете импортировать сообщения Gmail в Outlook и наоборот, но нас интересует, как эти сервисы на самом деле работают на практике.

Gmail установил стандарт организации, но Outlook обновился

Мы рассмотрели, насколько мощны фильтры Gmail и что вы можете с ними сделать настолько широко, что мы почти принимаем их как должное. В Gmail вы можете автоматически сортировать электронные письма по отправителю, ключевым словам в строке или тексте темы, вложениям и размеру. Затем вы можете использовать эти фильтры, чтобы автоматически помечать сообщения как прочитанные, накладывать ярлыки, отвечать стандартным сообщением, удалять их и многое другое. Вдобавок к этому Gmail использует метки и звездочки вместо папок (хотя у него также есть поддельные папки). Вы можете применять несколько меток к своим сообщениям, что дает вам большую гибкость в настройке именно той схемы организации, которая вам нравится, и звездочки позволяют вам откладывать самые важные письма на потом. Вы даже можете включить Smart Labels, чтобы Google мог автоматически применять такие ярлыки, как Финансы и Путешествия.

Gmail также использует приоритетную систему входящих сообщений для автоматического поиска сообщений, которые он считает важными для вас. Электронные письма считаются «важными» в зависимости от того, кому вы отправляете электронное сообщение, какие сообщения вы открываете, с чем взаимодействуете и других критериев. Вы также можете вручную пометить письмо как важное, чтобы помочь ему в изучении.

Подход Outlook к организации немного сложнее. Для начала, сайт использует папки в качестве основного метода для организации ваших сообщений. По умолчанию на левой панели отображается список папок по умолчанию, и вы можете создавать свои собственные, чтобы упорядочивать свои сообщения. Вы можете прикреплять электронные письма, чтобы они оставались в верхней части папки, которая напоминает звезды Gmail. В Outlook также есть функция под названием Clutter, которая находит электронные письма, которые вам, возможно, не нужны, и перемещает их в отдельную папку Clutter. Это позволяет вам сосредоточиться на важных сообщениях и очистить мусор за один раз.

Вы также можете добавить категории к своей электронной почте, которые работают так же, как ярлыки. Вы можете добавлять категории и использовать их в качестве критериев для правил (подробнее о них в секунду). Однако по умолчанию Outlook не отображает ваши категории в области навигации. Чтобы увидеть любые категории, вам нужно перейти к «Параметры»> «Макет»> «Категории» и вручную выбрать, какие категории будут отображаться. С одной стороны, это затрудняет засорение вашего почтового ящика, если вы не решите - напротив, Gmail показывает все ярлыки, если вы специально не скрываете их, - но с другой стороны, было даже сложно найти этот вариант.

Аналогично, аналоги фильтра Outlook называются Правилами (термин, заимствованный из настольной версии Outlook). Когда вы просматриваете электронную почту, вы можете создать правило для фильтрации подобных сообщений. В противном случае, правила снова скрываются в меню параметров Outlook. У них много опций, аналогичных фильтрам Gmail, но они не такие надежные. Например, вы не можете автоматически отправлять постоянный ответ на основе фильтра. Однако для большинства ситуаций правила и фильтры довольно сопоставимы.

Outlook имеет упрощенный интерфейс, но Gmail имеет несколько вариантов на выбор

Google, как известно, любит играть с интерфейсом Gmail, поэтому у вас есть несколько вариантов на выбор. Совсем недавно Google представил представление «Входящие» с вкладками, которое сортирует вашу электронную почту по категориям, включая «Социальные сети» для сообщений с сайтов социальных сетей, «Акции для рекламных электронных писем» и «Обновления» для автоматически генерируемых электронных писем, таких как подтверждения заказа или счета. Для некоторых это была находка. Другие хотели немедленно отключить его. Кроме того, Google также экспериментирует с Inbox, альтернативным интерфейсом для Gmail. Входящие обрабатывают вашу электронную почту больше как список дел, где вы помечаете каждое сообщение как «Готово», а не как «прочитано». Вы можете откладывать электронные письма до более позднего времени и связывать связанные сообщения вместе. Между папкой «Входящие», вкладкой «Входящие» в Gmail и интерфейсом «Входящие» с обычным приоритетом имеется множество вариантов выбора способа представления своей электронной почты.

Gmail также имеет множество настроек, скрывающихся в разделе настроек Labs. Здесь вы можете включить полезные настройки, такие как выделенная кнопка «Пометить как прочитанное», панель «Предварительный просмотр», чтобы вы могли читать электронные письма, не выходя из списка сообщений, и готовые ответы. Хотя многие из этих функций являются удивительными настройками, которые могут понадобиться не всем, некоторые также являются базовыми функциями, которые вам, вероятно, не придется искать, чтобы включить в 2016 году.

Outlook, с другой стороны, использует базовый трехпанельный дизайн и придерживается его. С левой стороны, вы можете нажимать на различные папки и категории для навигации. На средней панели вы увидите список писем в этой папке. Нажмите на электронное письмо, и вы сможете прочитать его на третьей панели справа. Для любого, кто использовал почтовый клиент Gmail, это должно выглядеть очень знакомо. В Outlook не так много опций для настройки интерфейса, как в Gmail, но это не обязательно плохо. Вы все еще можете настроить основы, например, где отображается ваша панель отображения, или какие сообщения о порядке появляются в разговоре с Outlook.

Наконец, и в Outlook, и в Gmail есть реклама, хотя они появляются по-разному. В Gmail вы увидите несколько рекламных объявлений, которые выглядят как обычные электронные письма, на вкладке «Акции». Вы можете избежать их, отключив вкладку рекламных акций, полностью отключив входящие с вкладками или используя Входящие. В Outlook объявления представляют собой полные баннеры на боковой части экрана. Единственный способ (кроме блокировщиков рекламы) отключить их - это платить 20 долларов в год за Outlook без рекламы. Серебристая подкладка, однако, заключается в том, что Microsoft обещает, что Outlook не будет сканировать вашу электронную почту для таргетинга объявлений.

У foGmail есть несколько бонусных трюков, у Outlook есть целый их магазин

Ни один почтовый клиент не является островом. Google и Microsoft имеют множество других продуктов, встроенных непосредственно в их почтовый клиент, которые делают их довольно мощными. Для простоты мы включим только те сервисы, которые вы можете использовать, не покидая вкладки Gmail или Outlook. Тем не менее, каждая компания имеет быстрый доступ к тоннам других своих продуктов, поэтому часть вашего решения может быть определена тем, какие приложения вы используете регулярно каждый день.

В Gmail Hangouts располагается в виде панели в правой части экрана. Каждый чат, который вы открываете, будет открываться в нижней части окна. Вы можете открыть их до минимума, пока проверяете свою электронную почту, и открывать их, чтобы отвечать на сообщения. Вы также можете открыть окно задач, которое расположено рядом с вашими открытыми беседами, чтобы вы могли создать основной список дел в течение дня. Вы можете установить сроки и предоставить описания для каждой задачи, но это все. В разделе «Лаборатории» вы можете включить мини-виджет календаря, чтобы вы могли видеть сокращенное представление вашей повестки дня. Это все, что вы можете добавить в Gmail, не загружая расширения для добавления служб поверх Gmail.

В Outlook вы можете использовать Skype для обмена сообщениями так же, как Hangouts в Gmail. Также есть раздел «Задачи», который можно открыть из контекстного меню в верхнем левом углу Outlook. В отличие от мини-виджета мини-задач Gmail, вы можете предоставить более подробную информацию о ваших задачах, включая количество отработанных часов, установить напоминания для задачи и прикрепить файлы из OneDrive к задаче.

Вдобавок к этому, в Outlook есть множество надстроек, которые расширяют функциональность вашего почтового ящика. Например, вы можете открыть надстройку «Бумеранг», чтобы установить напоминание, чтобы через несколько часов или дней вернуться к письму. Вы можете открыть надстройку Evernote, чтобы сохранить электронное письмо в одной из своих записных книжек. В Office Store имеется более 100 надстроек, которые могут добавлять новые функции в Outlook.

Вердикт: Gmail, дружественный для опытных пользователей, Outlook удивительный для офисных работников

В прошлом Gmail был стандартом де-факто для управления электронной почтой в Интернете. В то время как Microsoft преуспела с Outlook на настольных компьютерах, только в последние годы ее веб-продукты электронной почты догнали. Теперь нужно выяснить, какой из них лучше, но у каждого есть свои сильные стороны.

Если вам нравится бесконечно настраивать или экспериментировать с настройками электронной почты, Gmail для вас. Google не уклоняется от смелых и спорных новых проектов, которые меняют способ использования электронной почты. Иногда эти эксперименты работают, иногда нет, и у каждого есть свои предпочтения. Даже если вы не являетесь поклонником перемен, в основе мощных фильтров, настраиваемых ярлыков и автоматической сортировки Gmail заложена масса возможностей, позволяющих настроить почтовый ящик и настроить его по своему усмотрению.

Outlook, с другой стороны, идеально подходит для тех, кто любит упорядоченный рабочий процесс или использует много профессиональных приложений для повышения производительности . Outlook размещает наиболее важные и важные кнопки там, где их можно увидеть, и позволяет опытным пользователям искать варианты, если они действительно этого хотят. Он также тесно связан не только с остальными приложениями Microsoft Office, но и с плагинами, такими как Boomerang, Evernote и другими. В то время как Google не бездельничает в отделе производительности, Microsoft Outlook чувствует себя как дома в офисе.

открыто