полезные статьи

Как я могу безопасно отправить конфиденциальные налоговые документы своему налоговому агенту?

Уважаемый Goldavelez.com,

Налоговый сезон в самом разгаре, я готов отправить свои документы своему налоговому агенту, и я задаюсь вопросом: как в эту цифровую эпоху как безопасно (и свободно) отправлять мои налоговые документы в мой CPA?

Подпись,

Чувствительная нестабильность

Уважаемый СИ,

Личная и конфиденциальная информация, содержащаяся в ваших налоговых документах, является предметом мечты похитителя: имена, адреса, номера социального страхования, банковская информация и т. Д. Это наиболее конфиденциальный пакет информации, который большинство из нас рассылает в течение всего года, и, вы правы, предприняв несколько шагов, чтобы гарантировать безопасность содержащейся в нем информации, это минимум, что вы можете сделать!

Итак, как сохранить его в безопасности? У вас есть несколько вариантов, некоторые из которых я выделю ниже:

Личная передача

В целях безопасности трудно превзойти старую школу при личной встрече. Это не самый привлекательный вариант в цифровую эпоху, но, безусловно, есть что-то потрясающее в передаче сверхсекретного документа. Принеси свой портфель и сделай его похожим на шпионский фильм. Или нет.

Дело в том, что нет более безопасных способов передачи, чем физическое хранение ваших документов в руках вашего налогового инспектора. При желании вы можете сделать это лично, передать в цифровом виде - скажем, вы отсканировали свои документы и поместили их на компакт-диск или, что еще лучше, на флэш-накопитель USB с шифрованием паролем.

Важно следующее: нет посредника без личной руки. Между вами и вашим подготовителем нет посредника, во время которого какой-либо секретный код, незашифрованный способ передачи или неизвестная переменная могли бы раскрыть ваши конфиденциальные данные. Это ваша рука вашему налоговому агенту. Там немного более безопасно, чем это.

Цифровые альтернативы

Если по какой-либо причине личная передача не возможна, и вы хотите отправить конфиденциальные документы через Интернет, у вас все еще есть возможность сделать эту передачу более безопасной. Вот несколько вещей, которые нужно иметь в виду:

  • Не отправляйте конфиденциальные документы по электронной почте. Это может показаться конфиденциальным, но даже если вы используете учетную запись электронной почты, которая загружает вложения через более безопасное соединение HTTPS, например, Gmail, вы не можете контролировать сервер получателя и могут загрузить ваше вложение из незашифрованного соединения HTTP. Теперь скажите, что они сделали это из публичной сети Wi-Fi. Вещи просто стали очень небезопасными.
  • Если вы настроены на цифровую передачу файлов, вы должны зашифровать их (что вы можете сделать с помощью одного из этих инструментов). Например, с помощью такого инструмента, как 7-zip, вы можете создать защищенный паролем архив (со сверхсильным шифрованием AES-256). Вам все равно нужно будет предоставить своему налоговому агенту пароль для вашего зашифрованного архива, что вы не захотите делать по электронной почте по той же причине, по которой вы не хотите отправлять файлы в виде вложений.
  • Поделитесь своими документами, используя зашифрованный файлообменник. Многие сервисы обмена файлами предлагают своего рода зашифрованную передачу для обмена файлами. Одним из них является Dropbox. Допустим, вы и ваш технически подкованный налоговый агент настроили общую папку Dropbox. Все, что вы поместите в эту папку, будет зашифровано перемещаться из вашей папки Dropbox на серверы Dropbox в папку Dropbox вашего налогового агента. (Одно заметное исключение: если любой из вас получит доступ к файлам из мобильного приложения Dropbox, ваши имена файлов будут переданы в незашифрованном виде, что может стать проблемой, если имена документов содержат конфиденциальную информацию.) Но теперь у вас также есть копия ваших конфиденциальных файлов на чужих серверах, и вы должны очень доверять этой службе и ее безопасности. Вы также можете поместить файл в общедоступную папку Dropbox, отправить своему подготовителю ссылку на него (убедитесь, что вы добавляете 's' в конец 'http' в ссылке, которой вы делитесь - для меня его там не было, по умолчанию), а затем удалите его из Dropbox, как только она загрузит его. Опять же, имеет свои слабые стороны, но все же довольно безопасно.

Приведенный выше список соображений не исчерпывает ваших возможностей безопасной цифровой передачи или вещей, которые вы, возможно, захотите принять во внимание, но дает вам представление о сложности, возникающей, как только вы переносите свои переводы в чисто цифровую область. Дело не в том, что вы не можете безопасно передавать документы цифровым способом, но если у вас есть возможность сделать это лично, это действительно ваш лучший выбор.

Звучит немного конца света, не так ли?

Если вы отправите свои налоговые документы в незашифрованном виде по электронной почте, будет ли украдена ваша личность? Возможно нет. Я уверен, что многие люди делают это каждый день и ничуть не хуже для этого. Но если ваша ненависть из фольги надежно завязана, как у нас, нет причин подвергать себя такому риску.

Вот почему, несмотря на некоторые довольно разумные цифровые параметры, мы все равно рекомендуем передавать документы лично. Унция профилактики и все такое.

Любить,

Goldavelez.com