интересно

Как сделать так, чтобы Google Drive работал как пакет для рабочего стола

Google Диск и приложения в нем - Документы, Листы и Слайды - отлично подходят для людей, которые ищут простой пакет Office. Это бесплатно, облегчает совместную работу, и почти каждый может его использовать. Но если вы привыкли к чему-то более традиционному, например, к Microsoft Office, вы, возможно, не решитесь его использовать. Вот как сделать так, чтобы Google Drive работал больше как наборы настольных компьютеров, к которым вы привыкли.

Почему Google Диск?

Не поймите нас неправильно, полнофункциональные офисные пакеты отлично подходят для людей, которые работают в офисе и нуждаются в куче специфических функций. Вам даже не нужно платить за эти функции, так как пакет, такой как LibreOffice, может выполнять многие из тех же функций, что и Microsoft Office. Дело в том, что большинству из нас не нужны тысячи функций, предлагаемых Microsoft Office.

Чем больше функций, тем больше запутывает программа, и хотя такое программное обеспечение, как Word, великолепно, оно также медленное и сложное в использовании, если вы просто хотите сесть и что-то сделать. Что еще более важно, Google Drive на самом деле делает некоторые задачи проще, чем настольный офисный пакет. Сотрудничество с большими группами значительно проще с Google Drive. Для общего доступа к документам не требуется специального программного обеспечения, и вы можете получить доступ ко всем своим документам из любого места практически на любом устройстве с подключением к Интернету. То, что ему не хватает в силовых характеристиках, компенсирует удобство использования.

Тем не менее, Google Drive определенно не хватает многих функций, которые нужны людям из офисного пакета. С помощью небольшой настройки вы можете заставить Google Drive делать практически все, что может пожелать обычный пользователь.

Изучите основы того, что Google Drive может (и не может) делать

Диск Google включает в себя множество различных служб, но три конкурирующих приложения для офисных пакетов - это документы (обработка текстов), листы (электронные таблицы) и слайды (презентации). Давайте рассмотрим более важные функции пакета Google и его связь с большинством офисных пакетов для настольных компьютеров:

  • Google Drive может открывать и редактировать документы Microsoft Office
  • Google Диск сохраняет версии документа на 30 дней, поэтому вы можете вернуться к предыдущим изменениям. Это также означает, что если вы можете восстановить более раннюю версию, если перезаписали что-то важное.
  • Документы Google поддерживают огромное количество шаблонов, таких как Office, для таких вещей, как резюме, планировщики бюджета, учебные планы и многое другое.
  • Документы Google содержат инструменты для совместной работы и параметры обозначений, но вам понадобится дополнение, чтобы приблизиться к функции Word «Отслеживать изменения».
  • Как и Office, Google Drive поддерживает надстройки для дополнительной функциональности.
  • Инструмент исследований Google Docs позволяет легко хранить ваши заметки и другие исследовательские документы.
  • Все файлы Google Диска автоматически сохраняются в вашей учетной записи Google Диска, чтобы вы могли получить к ним доступ с любого компьютера, телефона или планшета в любое время.
  • Google Sheets поддерживает базовое форматирование, редактирование формул, шаблоны, функции электронных таблиц и представления фильтров.
  • В Google Slides не так много эффектных анимационных функций, как в Powerpoint, но благодаря своей простоте каждый может создать хорошую презентацию всего за несколько минут.

У Google Диска есть много других функций, но вышеупомянутые составляют основную часть функциональности, которая пересекает между набором настольных компьютеров и Google Drive. Теперь давайте рассмотрим расширение этой функциональности, чтобы сделать Google Drive пригодным для использования малыми предприятиями, писателями, студентами и всеми, кто хочет отказаться от своего набора настольных компьютеров.

Отключить Google Диск

На первый взгляд кажется, что Google Drive только онлайн. В конце концов, это веб-приложение, верно? Но вы можете использовать все приложения на Google Диске в автономном режиме, так же, как и настольный офисный пакет, если вы настроите его заранее. Все, что вам нужно, это Google Chrome. Вот как это сделать:

  1. Перейдите на drive.google.com в Chrome.
  2. Нажмите «Еще» и выберите «Оффлайн»
  3. Нажмите кнопку «Получить приложение», чтобы перейти в Интернет-магазин Chrome и загрузить приложение Google Drive.
  4. После установки нажмите значок диска и затем кнопку «Включить автономный режим».

Чтобы получить максимальную отдачу от этой функции, вы должны включить автономный режим на всех компьютерах, на которых вы работаете. Теперь файлы, с которыми вы работаете, будут синхронизированы с Google Drive, и вы сможете работать с ними независимо от того, есть у вас подключение к Интернету или нет. Если вам нужен более традиционный стиль доступа к папкам и локальным версиям ваших файлов, приложение Google Диск упрощает доступ к вашим файлам с вашего рабочего стола.

Используйте дополнения в Google Docs

Ни для кого не секрет, что в Документах Google нет такого набора функций, как Microsoft Word. И по большей части это нормально. Но для тех немногих функций, которые вам нужны, недавно добавленные надстройки к Документам и таблицам Google позволяют добавлять более продвинутые функции - без лишних хлопот или дополнительных затрат. Вот лишь несколько примеров некоторых из наиболее полезных надстроек, доступных в настоящее время:

  • Оглавление: Как видно из названия, это дополнение дает вам простое оглавление. Как и оглавление в Word, оно создается динамически по мере ввода и добавления новых разделов. Он не такой надежный, как в Word, и, вероятно, не подойдет для вашей кандидатской диссертации, но обеспечивает простой способ доступа к различным частям документа.
  • EasyBib: библиографию всегда сложно набрать, но в офисных пакетах это немного проще, предоставляя простой способ добавления источников, не беспокоясь о форматировании. EasyBib делает то же самое для Google Docs.
  • Отслеживание изменений: реальная особенность Word в совместной работе - это функция отслеживания изменений. Это дополнение добавляет эту функциональность в Google Docs.
  • Легкий верхний и нижний колонтитулы. В Документах Google нет простого способа управления верхними и нижними колонтитулами на странице, как в Word. Это дополнение делает его немного менее болезненным, позволяя вносить форматирование из другого документа.
  • Проверка согласованности: Проверка согласованности Word полезна для больших документов, где необходимо убедиться, что вы случайно не изменили согласованность форматирования. Это дополнение делает это возможным в Документах.
  • DocumentMerge: слияние документов Word - одна из его самых мощных функций, которая требуется большинству редко, но это дополнение делает это возможным с Google Docs.
  • Тезаурус. Если вы не любите открывать новую вкладку для поиска синонимов, это дополнение добавляет тезаурус прямо в Документы.

Используйте дополнения в Google Sheets

Как и Google Docs, в Google Sheets есть множество различных дополнений, которые привносят новые функциональные возможности. Большинство из них не могут привести вас в такое состояние, как Excel. Тем не менее, в сочетании с базовым пониманием формул, они достаточно приблизят вас, если вы будете использовать электронные таблицы только для конкретных задач:

  • Стили: Стили добавляет в Excel возможность стилизации, когда вы хотите сделать эти таблицы более увлекательными, чем чёрно-белые рамки.
  • Значения слияния: Звучит скучно, но в Sheets отсутствует эта довольно распространенная функция работы с электронными таблицами, поэтому приятно, что это дополнение делает это возможным.
  • Расширенный поиск и замена: Sheets имеет простую функцию поиска и замены, но это дополнение приводит его в соответствие с Excel.
  • Больше шрифтов. Как видно из названия, это дает вам доступ к гораздо большей библиотеке шрифтов в Google Sheets.
  • Галерея шаблонов. Для тех из нас, кто не является мастером электронных таблиц, шаблоны могут значительно облегчить нашу жизнь. В то время как Sheets имеет собственный набор шаблонов, это дополнение вносит в него еще больше.

Листам еще предстоит пройти долгий путь, прежде чем он сможет даже приблизиться к замене настольных электронных таблиц для предприятий. Тем не менее, если вы просто регистрируете расходы, управляете списками рассылки или отслеживаете что-то еще в своей жизни, Sheets делает свою работу хорошо.

Добавить пользовательские функции с помощью скриптов

Дополнения и базовый набор функций Google Диска хороши, но если вы действительно хотите копать глубже, вам нужно попробовать скрипты Google Apps. Эти сценарии позволяют добавлять в Документы и таблицы Google практически любые функции, которые вы можете себе представить. В некотором смысле они похожи на макросы Office. К ним относятся простые функции, такие как добавление макросов, к гораздо более сложным действиям, таким как преобразование документа Google в Markdown.

Вы можете просматривать скрипты, созданные другими людьми, и добавлять их в листы, чтобы вам не нужно было учиться программировать самостоятельно. Многие из этих скриптов переходят на дополнения, но они все еще довольно полезны:

  • Удалите дублирующиеся строки: почему эта базовая функция отсутствует в Sheets, нам неизвестно, но этот скрипт добавляет ее.
  • Добавьте напоминания в электронную таблицу: электронные таблицы легко забыть, этот скрипт позволяет добавлять в них небольшие напоминания.
  • Объединение электронных таблиц в Google Docs или PDF: Готово с электронной таблицей? Этот скрипт объединяет его в документ или PDF.
  • Расписание сообщений электронной почты. Этот скрипт позволяет написать электронное письмо в Gmail и использовать Google Sheet для запуска времени отправки.
  • Преобразование между единицами: функция преобразования Excels великолепна, этот сценарий делает большую часть возможного внутри листов.

Если вы используете настольную программу, такую ​​как Excel, для конкретной функции, которую не могут обрабатывать Sheets или Docs, возможно, кто-то создал сценарий, который добавит эту функцию. Очевидно, что это не всегда так, но его стоит искать, если у вас есть только пара специфических функций, привязывающих вас к программному обеспечению на вашем компьютере.

Познакомьтесь с Google Slides

Google Slides - это программное обеспечение для презентаций, встроенное в Google Drive. В отличие от Документов и Листов, вы не можете значительно расширить возможности слайдов (пока). Тем не менее, он по-прежнему имеет богатый набор функций, который большинство из нас по-прежнему делает хорошую презентацию, так как большинство функций Powerpoint в любом случае приносит больше вреда, чем пользы.

Настоящий трюк с Google Slides - просто ознакомиться с тем, как он работает, и привыкнуть к темам. Завершив презентацию, вы можете экспортировать ее в несколько форматов, включая Powerpoint, чтобы вы могли запускать эту презентацию на любом компьютере, на котором вы работали (вы также можете просто опубликовать ее в Интернете, чтобы упростить свою жизнь). У вас есть масса вариантов бесплатных и дешевых альтернатив Powerpoint, но Google Slides справляется с этой задачей достаточно хорошо для большинства из нас.

Скорее всего, если вы долго посмотрите на то, какие функции вам нужны из пакета Office, вы обнаружите, что большинство из нас могут работать в рамках ограничений Google Диска. Это определенно более частичный подход. Вы добавляете небольшие кусочки функциональности вместо того, чтобы получать целый пакет, но это означает, что он быстрее и проще в использовании.